Sprider du noteringar på olika lappar om saker du borde göra? Ja, du är knappast den enda som gör det. Jag har gjort det, och gör det fortfarande ibland. Men jag har insett att dessa otaliga lappar som finns lite här och där stressar mig mera än om jag har samlat alla anteckningar/noteringar på ett ställe.
Hur svårt kan det vara?
Det är svårt att få struktur på dagen ibland. Att komma ihåg och göra saker och ting i rätt ordning. Mailen kommer in och stör koncentrationen, telefonen ringer och avbryter arbetet.
En överfull e-post låda stressar åtminstone mig mycket. Jag glömmer ibland frågor som jag borde svara på eller uppgifter jag borde ta tag i. Detta är inte bra, speciellt inte då man är företagare. Kunderna blir irriterade. Fast jag kan nog erkänna att det är sällan jag glömmer något som gäller en kund. Men det kan hända ibland. Oftast är det då saker som inte är brådskande, eller kanske någon undersökning man borde delta i, eller annat icke brådskande.
Mina kunder är alltid prioritet 1. Alltid. Men när det är mycket på gång, är risken större att något faller i glömska.
Men det finns åtgärder till detta. Det kallas struktur.
Jag har tidigare nog skrivit om detta, men det tåls att upprepas. Vi glömmer ibland våra bra rutiner och återgår till de dåliga. Och med dåliga menar jag att återgå till lappar och en överfull e-post låda.
Så hur får du struktur på din dag, din vecka?
För det första städa din e-post. Varje vecka. Lägg in i din kalender en timme varje vecka då du bara städar e-posten. Lägg mailen i olika foldrar, så hittar du lätt dina projekt. Namnge dem på ditt eget sätt, men så att du genast kommer ihåg vad som finns i denna mapp. Fortsätt sen att lägga mail från samma projekt till denna mapp. Man mår bra då man städat sin e-post. Vilken lättnad det är att öppna den och se att det finns endast några mail i inboxen.
Superenkelt eller hur?
För det andra skaffa en to-do app. De flesta är gratis att ladda ner. Jag använder appen “Todoist” och den finns installerad på min telefon, min iPad och min dator. Jag kan uppdatera den var jag än är. Jag kan gå in och kolla mina projekt och kryssa av dem efterhand. Mina dagar blir mycket mera strukturerade och lättare när jag ser projekten som borde göras idag, som går att skjuta upp till i morgon, eller till nästa vecka. När jag lägger in ett nytt projekt namnger jag projektet och kan lägga in olika uppgifter under det. Uppgifterna kryssar jag sedan av efter hand.
Jag får även meddelande till min mail ifall något projekt inte blivit gjort som jag planerat (alltså att jag inte kryssat av det).
Jag har alltid varit en “papperskalenderfantast”, men i år har jag äntligen insett fördelen med att ha kalendern i min telefon, i iPaden och i datorn. Kalendern är alltid med, och jag kan fast boka ett möte mitt på torget. Det bästa är att man kan lägga till noteringar, biljetter, möteskallelser och annan information till påminnelsen. Allt på en plats. Alltid 🙂
Det är struktur det.
Hur gör du för att hålla koll?
#blogg100
