Så här dagen efter den intensiva helgen på stormässan så känner man sig lite urlakad och trött. Det tar på att befinna sig runt 17000 människor. Fast det är hur roligt som helst så tappar man en hel del energi med detta. Men då tankar man ny energi. Jag började faktiskt min dag med att handla och städa. Köpte fina tulpaner och nya gröna ljus att lägga på bordet. Redan det gav mig en liten energikick. Nu försöker jag ta tag i min to do lista, men det fungerar inte lika bra. Laddade ner en to do app för att få mera struktur på min agenda och hoppas jag skall börja använda den flitigt. För om man skall klara av att rulla tre företag så kan det nog vara så viktigt att ha struktur på sin kalender och to do lista.

Detta fick mig att tänka på en artikel som jag skrev om till Kuriren i fjol. Jag var och lyssnade på struktören David någon gång i fjol. Han kan en hel del bra saker som hjälper en att hålla strukturen i sitt liv:

”Men varför behöver man ha struktur på sin vardag då? Fungerar det inte som det alltid gjort, är inte livet alltid litet av en kaos ibland?  Nej, det sager David emot, genom att skaffa struktur så kan du får en mycket smidigare vardag både på fritiden och på jobbet.

“Nils Bor sade att en expert är en person som gör alla misstag man kan göra”

Vad är ostruktur?

Ett typiskt exempel på ostruktur är när högarna på skrivbordet bara växer och växer. Hur skall du göra för att komma ifatt? Du känner dig stressad då du kommer till jobbet och du känner dig lika stressad då du går från jobbet. Vem kan hjälpa dig att komma ifatt? – Ring en struktör säger David.

Men alla kanske inte har möjlighet att ringa struktören. Då finns det andra metoder som David så vänligt berättar åt oss alla nyfikna åhörare.

Börja med att arbeta inom 3 olika områden – 3 etapper

1. Organisera – för att hålla koll på vad du gör
2. Fokusera – prioritera, bestäm dig vad som har högsta prioritet. Minska antalet distraktioner
3. Automatisera

Organisera

Hur håller man koll på allt? Fundera ut vad som passar dig bäst. Är det papperskalender, mobilkalender, att göra listor, i huvudet (minnet) postit-lappar, e-postflaggor, din fru, appar, kollegor?

Det vanligast man gör är att ha påminnelser på många olika ställen – oftast i flera av de ovanstående. Men för att få struktur så måste man samla ihop allt till en enda kalender. Till en enda plats. Verktygen väljer du själv – enligt vad som passar dig och ditt jobb. Skriv tydliga meddelande för att du skall minnas det du skall göra. Otydliga förkortningar som du inte sen minns kan ge dig en väldig ångest. Använd helst hela ord och förklarningar, så utförligt som möjligt.

När du sen börjar skriva dina listor, försök att inte skriva om allt mellan himmel och jord – som te.x. bygga hus, skaffa jobb och köpa mjölk på samma lista.

Nyttan med listan är att du sen kan kryssa av vartefter du har avklarat en sak. Har du för tunga saker på listan så har du konstant dåligt samvete för att du aldrig kan kryssa av listan. Men för att ändå få skriva upp de tunga sakerna så kan man hålla sig till tumreglen att tunga saker tar mera än en arbetsdag och lättare saker tar under en arbetsdag. Listan med de uppgifter som tar mer än en arbetsdag behöver man inte se på varje dag, högst ett par gånger i veckan. Känslan att få kryssa av från sin “to-do” lista är underbar, intygar David.

Att städa e-posten är bland det effektivaste man kan göra. Bilda mappar för olika projekt, samt mappar för “To do” och även större projekt.

Att ha en tom inkorg är väl värt besväret med storstädningen. Det är mycket lättare och skönare att starta sin arbetsdag med en inkorg som du ser med ett ögonkast. Låt städningen bli till en systematisk hantering och se till att inkorgen är nästan tom fore du går från jobbet.

Om man trots allt kör fast i sin organisering och städning så rekommenderar David att dela upp organiseringen i mindre steg. Tänk på det första lilla steget du bör ta för att komma dig vidare.

Fokusera

Genom att fokusera på det som är viktigaste, att prioritera det som är mest akut är det lättare att uppnå sina mål. Försök lära dig att saga nej till det som inte är viktigt, speciellt det som inte är viktigt för dig. De verksamhetsmål som du arbetar med skall vara din priroitet, för det påverkar dina mål. Det som inte hör till dina mål skall inte vara din prioritet.

Men hur når man sina mål då? Det är mycket viktigt att ha mål som man vill uppnå, för när man har dessa klart nedskrivna är det mycket lättare att saga nej till det som inte är viktigt för dig.

Visualisera dina mål, skriv ner de mål som du vill uppnå i år.

När man tanker på sina mål är det viktigt att få fram en bild på hur det skall se ut när du når dem. Du kan endera skriva ner dem digital, skriv förhand på ett papper, klipp ut bilder, artiklar, gör checklistor etc.

För att lära sig att strukturer upp sina mål kan man tänka sig tre lådor. Första lådan heter “säkert inte”, andra “förmodligen” och den tredje “definitivt”. Det som du lägger i “säkert inte” lådan leder till att du får mera tid att lägga I “definitivt” lådan.  Ifall det finns saker som du inte hinner med, rekommenderar David att ge over till andra – som kanske vill göra det, som kanske får betalt för att göra det.

En annan sak som är viktigt när man vill arbeta fokuserat är att se till att man får den tystnad som krävs till arbeten som kräver koncentration. Stäng av telefonen, lag på dig hörlurar, lyssna på lugnande music och visa dina kollegor att du behöver få arbeta ostört.

Automatisera

Vissa arbeten kan man återanvända. Spar texter, fraser etc som du kan återanvända och som sparar din tid. Försök att förändra dina arbetsvanor och hitta sätt att motivera dig själv för ett bra utfört stukturerat arbete. Det är mycket lättare att motivera sig om man har en belönging som väntar. Bocka av dina listor och kom ihåg att ta ett steg I taget. Försök inte göra allt på en gång. Halkar du tillbaks i dina gamla hjulspår och res dig upp igen och ta tag i dina listor, dina mål och dina drömmar.

När man har struktur så blir man lättare i huvudet, axlarna, stadigare i knäna och lättare på tårna. Man går inte in i väggen. Vi KAN renodla det vi gör, vi kan arbeta bättre. Med struktur.

Vill man lära sig mera om att skaffa sig superstruktur på 30 dagar så kan man köpa boken Klart! Bli superstruktuerad på 31 dagar! Skriven av David Stiernholm

#blogg100, dag 45